Ψηφιακή υπογραφή και πώς μπορώ να τη χρησιμοποιήσω στο Microsoft Office

Πώς μπορώ να χρησιμοποιήσω τις ψηφιακές υπογραφές στα έγγραφα του Office;

Δύο τρόποι υπάρχουν για να μπορέσετε να χρησιμοποιήσετε τις ψηφιακές υπογραφές σε έγγραφα του office και αυτοί είναι οι εξής:

• Να προσθέσετε ορατές γραμμές υπογραφής σε ένα έγγραφο ώστε να υπάρξει η δυνατότητα για μία ή περισσότερες ψηφιακές υπογραφές.
• Να προσθέσετε μία μη ορατή ψηφιακή υπογραφή σε ένα έγγραφο.

Οι διαφορές των δύο τρόπων καθώς και άλλες λεπτομέρειες σχετικά με το πώς να υπογράφετε ψηφιακά, παρουσιάζονται παρακάτω.

Προσθήκη μίας ή περισσοτέρων γραμμών υπογραφής σε ένα έγγραφο

Στο Microsoft Office 2007, υπάρχει η δυνατότητα εισαγωγής μιας γραμμής υπογραφής σε ένα έγγραφο άλλα μόνο σε έγγραφα Word και Excel.

Μία τέτοια γραμμή υπογραφής μοιάζει με μία τυπική κράτηση θέσης υπογραφής που εμφανίζεται σε ένα έγγραφο εκτύπωσης, αλλά λειτουργεί διαφορετικά. Όταν μία τέτοια γραμμή εισαγωγής, μπαίνει σε ένα έγγραφο του Office, ο συντάκτης έχει τη δυνατότητα να καθορίσει πληροφορίες σχετικά με τον προβλεπόμενο υπογράφονται, καθώς και οδηγίες για τον υπογράφοντα. Στην ηλεκτρονική του μορφή, το αντίγραφο αποστέλλεται στο άτομο που πρέπει να υπογράψει και αυτό βλέπει τη γραμμή υπογραφής καθώς επίσης και μία ειδοποίηση ότι πρέπει να υπογράψει στον συγκεκριμένο χώρο. Κάνοντας κλικ στο συγκεκριμένο χώρο, ο υπογράφων μπορεί να υπογράψει ψηφιακά είτε πληκτρολογώντας την υπογραφή, είτε επιλέγοντας μία ψηφιακή εικόνα της υπογραφής, είτε να υπογράψει χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα γραφής με μελάνι του tablet/pc. Προσθέτοντας στο έγγραφο μία ορατή εικόνα της υπογραφής του/της, προστίθεται ταυτόχρονα και μία πιστοποίηση της ταυτότητας του υπογράφοντος. Μετά την ψηφιακή υπογραφή του εγγράφου, το έγγραφο μπαίνει σε μία κατάσταση μόνο για ανάγνωση για να αποφευχθούν τροποποιήσεις στο περιεχόμενό του.

Η δυνατότητα καταγραφής ψηφιακών υπογραφών χρησιμοποιώντας γραμμές υπογραφής στα έγγραφα του Office, δίνει τη δυνατότητα υιοθέτησης ψηφιακών διαδικασιών υπογραφής από τις εταιρείες για έγγραφα όπως συμβόλαια κλπ. Αντιθέτως με τις υπογραφές σε χαρτί, οι ψηφιακές υπογραφές έχουν μία εγγραφή με τι ακριβώς  έχει υπογραφεί και επιτρέπουν μία μελλοντική επαλήθευση της υπογραφής.

Πώς να προσθέσω μία γραμμή υπογραφής σε ένα έγγραφο;

1. Τοποθετούμε το ποντίκι στη θέση του εγγράφου όπου θέλουμε να προσθέσουμε μία γραμμή υπογραφής.

2. Καρτέλα Εισαγωγή – Ομάδα κείμενο. Τοποθετούμε το δείκτη του ποντικιού στο βέλος δίπλα στην επιλογή γραμμή υπογραφής και στη συνέχεια κάνουμε κλικ στην επιλογή γραμμή υπογραφής.
3. Στο παράθυρο Ρύθμιση υπογραφής, πληκτρολογήστε τις πληροφορίες που αφορούν το άτομο που πρόκειται να υπογράψει. Οι πληροφορίες αυτές εμφανίζονται στο έγγραφο κάτω απ’ την γραμμή υπογραφής. Μπορείτε να συμπληρώσετε τα εξής:

• Όνομα υπογράφοντος, στο πλαίσιο προτεινόμενος υπογράφων.
• Τίτλο υπογράφοντος στην εταιρία (αν υπάρχει), στο πλαίσιο τίτλος προτεινόμενου υπογράφοντος.
• Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του υπογράφοντος (αν υπάρχει) στο πλαίσιο διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προτεινόμενου υπογράφοντος.

4. Αν θέλετε να δίνονται κάποιες οδηγίες, γράψτε τις οδηγίες αυτές στο πλαίσιο οδηγίες για τον υπογράφοντα. Οι οδηγίες αυτές, θα εμφανιστούν στο παράθυρο διαλόγου Υπογραφή που χρησιμοποιεί ο χρήστης για την υπογραφή του εγγράφου.
5. Για να μπορεί ο υπογράφων να προσθέτει σχόλια μαζί με την υπογραφή του, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Να επιτρέπεται η προσθήκη σχολίων από τον υπογράφοντα στο παράθυρο διαλόγου «Υπογραφή».
6. Για να εμφανίζεται η ημερομηνία υπογραφής όταν υπογραφεί τελικά το έγγραφο , επιλέξτε το πλαίσιο εμφάνιση της ημερομηνίας υπογραφής στη γραμμή υπογραφής.
7. Επιλέξτε το κουμπί OK.

Υπογραφή της γραμμής υπογραφής σε ένα έγγραφο

Κατά την υπογραφή της  γραμμής υπογραφής σε ένα έγγραφο του Office, προσθέτετε τόσο μια ορατή απεικόνιση της υπογραφής σας όσο και μια ψηφιακή υπογραφή.

1. Για να υπογράψετε, κάντε στο έγγραφο διπλό κλικ στη γραμμή υπογραφής όπου θα υπογράψετε.

2. Στο παράθυρο διαλόγου Υπογραφή, κάντε κάποιο από τα ακόλουθα:

• Για να προσθέσετε μια εκτυπωμένη έκδοση της υπογραφής σας, πληκτρολογήστε το όνομά σας στο πλαίσιο που βρίσκεται δίπλα από το

• Για να επιλέξετε μια εικόνα της γραπτής υπογραφής σας, κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογή εικόνας. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή εικόνας υπογραφής, αναζητήστε το αρχείο με την εικόνα της υπογραφής σας και πατήστε Επιλογή.

• Για προσθήκη χειρόγραφης υπογραφής (μόνο χρήστες Tablet PC), υπογράψτε το όνομά σας στο πλαίσιο που βρίσκεται δίπλα από το γράμμα X χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα γραφής με μελάνι.

• Κάντε κλικ στην επιλογή Υπογραφή.

Προσθήκη μη-ορατής ψηφιακής υπογραφής σε ένα έγγραφο

Αν δεν χρειάζεται να εισαγάγετε ορατές γραμμές υπογραφής σε ένα έγγραφο, αλλά θέλετε να εξασφαλίσετε την αυθεντικότητα, την ακεραιότητα και την προέλευση του εγγράφου, μπορείτε να προσθέσετε μια μη-ορατή ψηφιακή υπογραφή στο έγγραφο. Μπορείτε να προσθέσετε μη-ορατές ψηφιακές υπογραφές σε έγγραφα του Word, βιβλία εργασίας του Excel και παρουσιάσεις του PowerPoint.

Σε περίπτωση που δεν είναι απαραίτητη η εισαγωγή ορατών γραμμών υπογραφής σε ένα έγγραφο, αλλά επιθυμείτε να εξασφαλίσετε την αυθεντικότητά του, την ακεραιότητα και την προέλευσή του εγγράφου, μπορείτε να προσθέσετε μία μη- ορατή ψηφιακή υπογραφή σε έγγραφα του Word, βιβλία εργασίας του excel και παρουσιάσεις PowerPoint.

Σε αντίθεση με μία γραμμή υπογραφής του office, μία μη-ορατή ψηφιακή υπογραφή δεν είναι ορατή στα περιεχόμενα του ίδιου του εγγράφου, αλλά οι παραλήπτες του εγγράφου μπορούν να δουν ότι το περιεχόμενό του έχει υπογραφεί ψηφιακά, προβάλλοντας την ψηφιακή υπογραφή ή αναζητώντας το κουμπί υπογραφές στη γραμμή κατάστασης στο κάτω μέρος της οθόνης.

 Αφού ένα ψηφιακό έγγραφο υπογραφεί, η επεξεργασία του τελειώνει κ πλέον είναι διαθέσιμο μόνο για ανάγνωση.

Κάντε κλικ στο κουμπί του Microsoft Office, τοποθετήστε το ποντίκι στην επιλογή προετοιμασία και στη συνέχεια πατήστε προσθήκη ψηφιακής υπογραφής.

Αν επιθυμείτε να αναφέρετε το σκοπό της υπογραφής , πληκτρολογήστε τις πληροφορίες στο πλαίσιο σκοπός της υπογραφής του εγγράφου στο παράθυρο διαλόγου υπογραφής.

Επιλέξτε Υπογραφή.

Ψηφιακή υπογραφή με σφραγίδα

Εδώ εξηγείται  πώς μπορείτε να υπογράψετε ψηφιακά ένα έγγραφο του Microsoft Office με σφραγίδα σε έγγραφα του Word και του Excel. Εάν ένα έγγραφο αλλάξει αφού υπογραφεί, η υπογραφή ακυρώνεται.

Υπογραφή ενός εγγράφου του Office με εικόνα

1. Όταν υπογράφετε τη γραμμή σφραγίδας υπογραφής σε ένα έγγραφο του Office, προσθέτετε μια ορατή σφραγίδα και μια ψηφιακή υπογραφή.
2. Στο έγγραφο, κάντε διπλό κλικ στη γραμμή σφραγίδας υπογραφής που προορίζεται για την υπογραφή σας και, στη συνέχεια, πατήστε OK.
3. Στο παράθυρο διαλόγου Υπογραφή, επιλέξτε το στοιχείο Επιλογή εικόνας.
4. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή εικόνας υπογραφής, αναζητήστε το αρχείο με την εικόνα της υπογραφής σας και στη συνέχεια πατήστε Επιλογή.
5. Επιλέξτε Υπογραφή.

Εισαγωγή γραμμής σφραγίδας υπογραφής σε ένα έγγραφο του Office

Η δυνατότητα είναι διαθέσιμη μόνο εάν:

• Χρησιμοποιείτε την έκδοση γλώσσας Κινεζικών (Απλοποιημένων), Κινεζικών (Παραδοσιακών), Ιαπωνικών ή Κορεατικών του Microsoft Office, ή
• Εγκαταστήσατε το 2007 Microsoft Office system Multi-Language Pack για μία από αυτές τις γλώσσες, ή
• Ενεργοποιήσατε την υποστήριξη για μία από αυτές τις γλώσσες μέσω των ρυθμίσεων γλώσσας του Microsoft Office.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Οι γραμμές σφραγίδας υπογραφής είναι διαθέσιμες μόνο για έγγραφα του Word και βιβλία εργασίας του Excel.

1. Τοποθετούμε το ποντίκι στη θέση του εγγράφου όπου θέλουμε να προσθέσουμε μία γραμμή υπογραφής.
2. Καρτέλα Εισαγωγή – Ομάδα κείμενο. Τοποθετούμε το δείκτη του ποντικιού στο βέλος δίπλα στην επιλογή γραμμή υπογραφής , στη συνέχεια κάνουμε κλικ στην επιλογή Γραμμή Σφραγίδας και πατάμε ΟΚ.
3. Στο παράθυρο Ρύθμιση υπογραφής, πληκτρολογήστε τις πληροφορίες που αφορούν το άτομο που πρόκειται να υπογράψει. Οι πληροφορίες αυτές εμφανίζονται στο έγγραφο κάτω απ’ την γραμμή υπογραφής. Μπορείτε να συμπληρώσετε τα εξής:

• Όνομα υπογράφοντος, στο πλαίσιο προτεινόμενος υπογράφων.
• Τίτλο υπογράφοντος στην εταιρία (αν υπάρχει), στο πλαίσιο τίτλος προτεινόμενου υπογράφοντος.
• Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του υπογράφοντος (αν υπάρχει) στο πλαίσιο διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προτεινόμενου υπογράφοντος.

4. Αν θέλετε να δίνονται κάποιες οδηγίες, γράψτε τις οδηγίες αυτές στο πλαίσιο οδηγίες για τον υπογράφοντα. Οι οδηγίες αυτές, θα εμφανιστούν στο παράθυρο διαλόγου Υπογραφή που χρησιμοποιεί ο χρήστης για την υπογραφή του εγγράφου.
5. Για να μπορεί ο υπογράφων να προσθέτει σχόλια μαζί με την υπογραφή του, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Να επιτρέπεται η προσθήκη σχολίων από τον υπογράφοντα στο παράθυρο διαλόγου «Υπογραφή».
6. Για να εμφανίζεται η ημερομηνία υπογραφής όταν υπογραφεί τελικά το έγγραφο , επιλέξτε το πλαίσιο εμφάνιση της ημερομηνίας υπογραφής στη γραμμή υπογραφής.
7. Επιλέξτε το κουμπί OK.

Κατάργηση ψηφιακής υπογραφής από έγγραφο του Office

Μπορείτε να καταργήσετε μια ψηφιακή υπογραφή από ένα ψηφιακά υπογεγραμμένο έγγραφο του Microsoft Office.

Ανοίξτε το έγγραφο που περιέχει την υπογραφή που θέλετε να καταργήσετε.

Κάντε κλικ στο Κουμπί του Microsoft Office  Εικόνα κουμπιού του Office , τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιλογή Προετοιμασία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή υπογραφών.

Στο παράθυρο εργασιών Υπογραφές, τοποθετήστε το ποντίκι στην υπογραφή που θέλετε να καταργήσετε, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται στα δεξιά και στη συνέχεια επιλέξτε Κατάργηση υπογραφής.

Όταν ερωτηθείτε εάν θέλετε να καταργήσετε οριστικά την υπογραφή, κάντε κλικ στου κουμπί Ναι.